Utvärdering av ERP-strategi
Utvärderingar av IT-lösningar och system är för de flesta verksamheter ett kontinuerligt pågående arbete drivet av en ständig teknikutveckling, utgivande av nya versioner av befintliga system eller förändringar av affärsprocesser vilka kan ge behov av att införa nya eller förändrade lösningar. En genomlysning av företagets ERP-strategi är något som emellertid inte görs så ofta. Emellanåt kommer dock tillfällen där även detta behöver genomföras.
I detta fall stod företaget inför en planerad expansion där företagsledningen ville att en oberoende undersökning av hur väl den befintliga ERP-strategin understödde denna tillväxtresa skulle genomföras. Den befintliga ERP-plattformen var implementerad i delar av de länder där företaget bedrev sin verksamhet men ännu inte utrullad globalt.
Ambientos roll i detta projekt var att som oberoende extern part utvärdera hur väl den befintliga ERP-strategin understödde företagets verksamhet och om det fanns anledningar att förändra hela eller delar av den befintliga ERP-strategin.
En nyckelfråga att värdera var om vissa regionala lösningar skulle föras in eller om en gemensam global template skulle tillämpas. Vidare önskade företaget identifiera specifika områden där förändringar eller förbättringar kunde ge upphov till stora mervärden.
Lösning
Utvärderingen av ERP-strategin innefattade flera delar. En del bestod i att analysera hur väl den nuvarande ERP-plattformen mötte verksamhetskraven. Samtliga processområden kartlades och matchades mot verksamhetskraven. Eftersom verksamheten opererar i många länder gjordes matchning mot såväl centrala delar i organisationen som lokala organisationer i olika länder. Arbetet skiktades i process- och produktområden och strukturerades mot organisatoriska kluster. Då företaget avsåg gå mot en mer global lösning så bedömdes också möjligheterna att hantera tidszoner, språk (inkl. icke-latinska tecken), tillgänglighet och globala samt lokala krav.
Införande- och utrullningsförmåga undersöktes tillsammans med organisatorisk styrning och förmågeanalys. Projektledning, kompetensförsörjning och hur en övergång från projekt till linjestatus kunde genomföras analyserades för att kunna särskilja ERP-systemets förmågor att stötta de arbetssätt som behövs vid en expansion samt struktur- och organisationsaspekter. Utbildning, kommunikation och supportfrågor inkluderades också i analysen.
ERP-plattformens förmåga att stötta ändringshantering samt livscykelhantering utvärderades. Viktiga frågor var ERP-plattformens förmåga till stöd för att hantera parallellt arbete med support och projekt. Ett agilt iterativt arbetssätt skulle understödjas samtidigt som plattformen skulle genomgå årsvisa uppgraderingar. Företagets krav på testdata och effektivitet i regressionstester analyserades gentemot plattformens förmåga, systemlandskap och rutiner.
Kostnader och risker bedömdes med en komparativ analys gentemot liknande företag på jämförbara ERP-plattformar. Erfarenheter från företag som använder olika ERP-system inom liknande branscher bedömdes utifrån affärsmodellernas inverkan, organisation och tekniska aspekter. Exempel på skillnader som hade påverkan var grad av centralisering och grad av processer över bolagsgränser (t.ex. för att stötta kunder i större åtaganden eller projektaffärer).
Slutsatser från utvärderingen kunde tas in i företages beslutsprocess med låg risk för intressekonflikter. Faktabaserade beslut kunde fattas genom det effektiva samarbete som företaget etablerat med Ambiento som oberoende part.
Affärsnytta
Utöver en utvärdering av företagets ERP-plattform och strategi inför den planerade expansionsfasen så identifierades också ett antal förbättringspunkter under det analysarbete som Ambiento genomförde.
Otydligheter i organisationsfrågor rättades till och ett antal grundorsaker till problemområden kunde korrigeras. Andra områden där justeringar gjordes var inom kommunikation och utbildning där tidigare brister kunde rättas till.
Slutsatser från utvärderingen kunde tas in i företages beslutsprocess med låg risk för intressekonflikter. Faktabaserade beslut kunde därmed fattas genom det effektiva samarbete som företaget etablerat med Ambiento som oberoende part.