Transformation av IT-funktion vid ERP-införande
Ett program upprättades för att införa ett nytt affärssystem med syfte att understödja och möjliggöra en offensiv tillväxtplan.
Befintliga IT-plattformar var otillräckliga. De var kostsamma, svåra att förvalta och vidareutveckla och svarade inte upp mot den satta digitaliseringsambitionen.
Ambientos uppdrag var att som verksamhetsprojektledare för IT säkerställa att IT-funktionen byggdes upp för att möta utvecklade verksamhetskrav och förbereddes på att ta emot och vidareutveckla den nya lösningen.
Lösning
Transformationsprogrammet för införande av nytt affärssystem (SAP S/4) är indelat i ett antal olika arbetsströmmar. En av dessa arbetsströmmar är IT-funktion, där Ambiento är verksamhetsprojektledare.
Transformationen medför en stor påverkan på IT-funktionen. Framför allt hur man organiserar sig, vilka förmågor man utvecklar samt hur man ur ett sourcingperspektiv förhåller sig till sina valda huvudleverantörer.
Organisationen har i viss mån varit silostyrd/applikationsstyrd tidigare. En applikation har stöttat ett specifikt affärsområde. Med den nya plattformen utvecklar man en mycket mer tvärfunktionell styrmodell för att stötta verksamheten, vilket innebär att så väl organisation som arbetsprocesser behöver ses över.
En ny flödesorienterad leveransmodell med stora inslag av outsourcing ska införas där en ny AM/AD -leverantör är vald för den nya plattformen.
Som beställare har man identifierat att det är viktigt att inte tappa egen kompetens som kan överbrygga den egna verksamheten och sin valda outsourcingpartner.
Införande
Inom arbetsströmmen IT-funktion finns två huvudområden: lösning respektive organisation. Området lösning har som mål att säkerställa att lösningen som designas och utvecklas i projektet sker i enlighet med en långsiktig tanke så att det blir en lösning som är lättrörlig, driftssäker och så väl funktionellt som tekniskt korrekt (e.g. följer SAP best practices, kundspecifika guidelines och strategier). Programmet har även en specifik funktion med målet att göra kvalitetssäkring utifrån ett beställarperspektiv.
Den andra området organisation syftar till att säkerställa att rätta organisatoriska förmågor och arbetssätt utvecklas och etableras. Här definieras exempelvis centrala IT-processer (e.g. incident/problem/change, access management, krav, etc.). Nya mötesforum för att ta in verksamhetskrav och få ett tvärfunktionellt snitt (där flera personer behöver prioritera tillsammans) har också etablerats.
Det finns en tydlig målbild runt hur den framtida förvaltnings- och vidareutvecklings-organisationen ska se ut. Kopplat till projektfasen görs en IT impact assessment på IT organisation och dess processer där det kartläggs hur arbetet sker idag och hur man önskar arbeta framåt. Utifrån detta ser man vilka gap som behöver täckas för att sätta en ”IT service operative model” för kommande period.
Det finns fortfarande i viss mån två världar inom företaget kopplat till införande och vidareutveckling av IT-stöd. Inom områden med hög förändringstakt, få beroenden och som kan hanteras IT-mässigt autonomt arbetar man i ökad utsträckning enligt en agil modell. Vid införandet av det integrerade affärssystemet med hög grad av beroenden, definierat scope och fasta leveranspunkter så blandas agila och vattenfallsorienterade metoder i syfte att uppnå bästa resultat för olika delar i programmet.
Affärsnytta
Genom programmet utvecklas IT-funktionen till att bli mer verksamhetsorienterad med högt fokus på att stötta affärsverksamheten (både från ett funktionellt och operativt perspektiv) samt för att tillhandahålla effektiva IT processer med korta ledtider.
Med nya organisationen och utvecklade arbetssätten på plats så flyttas fokus från ett funktionellt smalare siloperspektiv till ett bredare tvärfunktionellt processtänk och en mer flödesorienterad leveransmodell med tätare produktionssättningar för att kunna stötta den ökande förändringstakten i affärsverksamheten.
Framgångsfaktorer är att ha rätt personer med rätt kompetens på rätt plats på beställarsidan och inte att lägga allt i händerna på systemimplementatören. Det är viktigt att ha nyckelpersoner på plats som har och äger verksamhetsperspektivet, tillför beställarkompetens, kvalitetssäkrar lösningen både tekniskt och funktionellt samt säkerställer att lösningen byggs långsiktigt effektivt.