Optimerat butikslager mha RFID

Lösning

En grundläggande ambition hos företaget är att inte specialanpassa standardapplikationer om inte specifika skäl föreligger. På grund av företagets storlek och stora transaktionsvolymer finns dock ibland stora affärsvärden att realisera genom att införa s.k. ”customiseringar”. Detta görs då typiskt som s.k. ”add-on-lösningar” vilka integreras till underliggande affärssystem.

Företaget har över lång tid byggt upp en hög egen kunskap om sina standardsystem och processerna i dessa. Genom denna förståelse kan de bygga ännu bättre egenutvecklade lösningar vilka kompletterar standardsystemen där så är motiverat. För företaget handlar det således inte om ”antingen eller” utan snarare ”både och”. Genom denna kunskap kan standardprocesserna därigenom lämnas opåverkade i hög utsträckning samtidigt som förtaget kan dra fördelana av att införa skräddarsydda processer där det finns effektivitetsvinster att hämta.

I det här fallet är scopet stort (tusentals butiker) vilket gör att det var möjligt att räkna hem en investering i en skräddarsydd lösning. En add-on-lösning för att för att förenkla den fysiska inventeringen baserad på RFID-teknologi togs därför fram.

Den tekniska lösningen byggs upp av hårdvara i form av RFID-scanners, en app i den handhållna enheten som guidar användaren genom processen, en mjukvarudel i molnet som konsoliderar inventeringen som utförs simultant av flera användare. Den färdiga inventeringen skickas till det bakomliggande affärssystemet där en egenutvecklad konfigurerbar regelmotor analyserar resultatet baserat på information från tidigare resultat. Detta för att säkerställa kvaliteten på genomförda räkningar och undvika felaktiga justeringar av lagersaldon. Regelmotorn gör det möjligt att godkänna eller förkasta hela eller utvalda delar av en inventering.

Kunden arbetar nära leverantören av RFID-lösningen och anpassningar har gjorts speciellt för kunden i form av s.k. “plug-ins”.

Utöver de tekniska delarna utgör hantering av master data och arbete med sourcing, för att t.ex. få företages externa leverantörer att ”tagga” upp inköpta varor enligt ställda krav, en stor del av lösningen.

Ett viktigt ”designkriterium” var att enas om vilken typ av information/data som skulle utbytas/delas mellan add-on-lösningen och affärssystemet och vilken typ av information/data som enbart skulle hanteras inom respektive lösning.

De flesta butiker har enbart ett mindre butikslager. Merparten av varorna är exponerade för försäljning på själva butiksytan (som då även de facto utgör del av butikens lager). Påfyllnad av nya varor sker baserat på en påfyllnadslogik löpande från centrallager vid försäljning, varuflyttar eller svinn för att upprätthålla önskad tillgänglighet.

I vissa butiker placeras dock enbart ett begränsat urval av varorna ut i själva butiksytan (t.ex. ett urval av storlekar inom en kollektion) för att få en mer fördelaktig exponering. Resterande varor placeras i ett separat butikslager. Detta förfarande kräver att det löpande fylls på med varor som sålts eller på annat sätt flyttats från butiksytan (typiskt varje timme flera gånger om dagen).

Att inte ha detaljförståelse för aktuellt beställningsbehov kan ge upphov till varubrist i butik vilket leder till förlorade försäljningstillfällen och missnöjda kunder. Detta kan bli kostsamt i en verksamhet med höga volymer och låga marginaler.

Lösningen stöttar butikspersonalen genom att möjliggöra frekventa inventeringar på ett tidseffektivt sätt, eftersom räkningen av RFID-taggade varor utförs automatiskt via en handhållen scanner. Detta går både fortare och har mindre felkällor jämfört med tidigare arbetssätt. Lösningen ger också stöd genom att t.ex. tillhandahålla ”plocklistor” vilka visar vad som ska plockas från t.ex. butikslager och exponeras i butiksytan.

Företagets leverantörer märker upp alla levererade varor med individuella s.k. ”RFID-taggar” och företagets logistikfunktion genomför kvalitetskontroller vid godsmottagning. Om en leverantör har missat att ”tagga” en vara görs en ”omtaggning” på distributionscentralen så att alla varor är ”taggade” när de anländer till butikerna.

I add-on-lösningen återfinns detaljkunskap om exakt vad som finns i de olika butikerna. Med RFID så har varje individuell vara en egen s.k. ”EPC**-identitet” Denna kodning möjliggör att, utöver att enbart räkna antalet varor av en speciell variant, följa varor på ”individnivå”. Exempelvis går det att spåra att en ”individuell” vara befann sig vid en specifik butik vid ett specifikt tidigare tillfälle eller plötsligt dök upp vid en inventering efter att ha varit borta från systemet under en period. Detta skapar nya möjligheter att agera ”datadrivet” och effektivisera företagets varuförsörjning ytterligare.

I butikerna görs inventeringar från 1-2 ggr per vecka upp till flera gånger per dag beroende på vilket sätt varor exponeras i butiken och hur butikslagret ser ut.

**Förkortningen ”EPC” står för “Electronic Product Code” enl. GS-1 standard. Se även: https://gs1.se/standarder-och-tjanster/epc-rfid

Införande

Lösningen rullas ut säsongsmässigt marknad för marknad (där en marknad kan bestå av en eller flera länder). Sättet på vilket varor köps in och distribueras styr omfattningen av hur lösningen rullas ut där det distributionslager som försörjer en specifik marknad behöver ta i bruk RFID-lösningen (med allt vad det innebär).

I varje land finns mycket kompetenta affärsexperter med lång erfarenhet av att arbeta i butik och som ofta varit involverade i tidigare utrullningar. De åker runt i länderna och genomför ett s.k. ”train the trainer” -upplägg för att förbereda berörda medarbetare inför en stundande implementering.

Företaget har också spelat in väldigt genomarbetade instruktionsvideos vilket bidrar till att bygga upp förståelsen för varför lösningen införs bland de som möter företagets kunder ansikte mot ansikte i butik.

Ett tvärfunktionellt agilt produktteam har etablerats med fokus på att implementera och vidareutveckla RFID-lösningen där mycket tid läggs på att kontinuerligt identifiera möjligheter att effektivisera verksamheten ytterligare. På grund av stora volymer så kan även mindre effektiviseringar ge stora vinster och mervärden.

Affärsnytta

Företaget har upplevt flera förbättringar efter införandet av RFID-lösningen. Kvaliteten på inventeringar har ökat väsentligt och målet att erhålla merförsäljning genom ökad tillgänglighet i butik har uppnåtts.

Företaget har en Data Analyst på plats som bevakar och följer upp området löpande samt även deltar i vidareutvecklingsinitiativ. Det finns flera initiativ som är planerade t.ex. runt utökad automation, ökad spårbarhet samt ytterligare förfining av regelverket runt inventeringar.

För att se hur teknologin kan nyttjas inom fler områden på bästa sätt så etableras även ett cross-produktteam runt RFID för att dra nytta av samverkan mellan flera olika produktteam.