Införande av en modern ERP plattform
Företaget hade en föråldrad ERP-lösning som behövde bytas ut för att kunna stödja företagets utveckling och framtida vision. Ett nytt automatiserat logistikcenter skulle etableras parallellt och integreras mot den nya ERP-lösningen vilket ställde nya krav som inte kunde tillgodoseddes av befintlig plattform.
Ett större transformationsprogram indelat i faser med flera ingående delprojekt startades där den första fasen omfattade ekonomi/finans och grundläggande masterdata.
Ambiento anlitades som beställarstöd och specialister inom olika delar som arkitektur, beslutsstöd och analys, masterdata, integration, process och applikation samt projektledning inom både verksamheten och på IT. Ambiento fyllde rollen som verksamhetens projektledare för området ekonomi/finans, ledde arbetet med kravställning, framtagande av ny lösning och test, samt företrädde företaget som beställarrepresentant i dialogen med vald teknisk systemintegratör under implementationen.
Lösning
Företaget hade en uttalad ambition att implementera en standardlösning i så hög utsträckning som möjlig för att undvika kundunika anpassningar. SAP S/4 HANA var vald plattform och den vald implementationsstrategin var nyinstallation, s.k. ”greenfield”.
Arbetet bedrevs i enlighet med SAP:s implementationsmetodik ”Activate”. I det inledande designarbetet gjordes en s.k. ”Fit-to-Standard” -analys för hela programmet där ett branschspecifikt referensbibliotek av standardprocesser ”Model Company” utgjorde utgångspunkt för arbetet med framtagande av ny lösning. Som stöd för att dokumentera lösningen från krav och processbeskrivningar till testfall m.m. så nyttjades SAP:s verktyg ”Solution Manager” och ”Focused Build”.
Den första fasen omfattade ekonomi/finans och grundläggande masterdata för i huvudsak artiklar, leverantörer och kunder där artiklar var det mest komplexa området. Ett omfattande arbete för att föra in systemets standardiserade masterdata-modeller genomfördes. Även lösningar för förbättrad rapportering, beslutsstöd och analys infördes genom att implementera ett nytt datalager. Nya gränssnitt till angränsande budgetlösning infördes.
För att minimera behovet av temporära gränssnitt och integrationer så behölls en stor del av den tidigare lösningen för ekonomi/finans som redan var integrerad mot befintliga logistiklösningar vilka skulle bytas ut i kommande faser i programmet. Istället byggdes temporära integrationer mellan den gamla och den nya ekonomi/finans -lösningen. I takt med att nya lösningar etableras i kommande faser så integreras dessa direkt mot den nya lösningen för ekonomi/finans varpå gamla lösningar och integrationer kan släckas ned.
Genom införandet av fas 1 för den nya plattformen har företaget nu grundstenarna på plats för en modern ERP-lösning som möjliggör vidare utveckling av företagets arbetsprocesser…
Införande
Under det inledande designarbetet med framtagandet av den nya lösningen bedrevs arbetet enligt en agil arbetsform med iterativ design/utveckling. Under kommande faser arbetade man sedan mer traditionellt med sekventiella integrationstester, acceptanstester och påföljande samtidig produktionssättning.
Tillvägagångssättet ställer höga krav att implementerande systemintegratör har god kunskap om hur olika arbetsprocesser verkligen fungerar, hur de snabbt kan sättas upp i systemet och hur de kan demonstreras för användarrepresentanter. Ett stort arbete var även kopplat till migrering av befintlig data till nya plattformen.
Företaget har en i stora delar outsourcad ekonomifunktion där merparten av användarna sitter i Indien. Programmet hade en central förändringsfunktion och varje delprojekt hade en förändringsledare. Arbetsprocesserna runt ekonomi/finans var relativt likartade mellan den gamla och nya lösningen och förändringsbehovet därmed begränsat. Inom masterdata blev däremot förändringen i arbetssätt med den nya lösningen större.
Affärsnytta
Genom införandet av fas 1 för den nya plattformen har företaget nu grundstenarna på plats för en modern ERP-lösning som möjliggör vidare utveckling av företagets arbetsprocesser och ibruktagandet av ett automatiserat logistikcenter. Inom master-dataområdet har företaget fått en enhetlig och mer effektiv process med förbättrad datakvalitet. Förbättrade verktyg för rapportering, beslutsstöd och analys är nu också implementerade.
Genom kommande integrationer till nya logistiklösningar så kommer t.ex. processerna för lagervärdering i butik att förbättras. Nya verktyg för att stänga böckerna kommer att introduceras vilket ytterligare effektiviserar arbetet inom området ekonomi/finans.