Effektiva bokslut
Ett globalt industriföretag som genom åren har förvärvat och integrerat bolag hade som mål att öka effektiviteten i sin bokslutsprocess. Trots att de sammanslagna enheterna hade gemensamma affärsmål arbetade de på olika sätt.
Koncernen är sammansatt av många olika enheter vilket gjorde det komplext att samarbeta effektivt. Det fanns ett behov av att etablera en gemensam enhetlig och effektiv bokslutsprocess och att säkerställa att den data man arbetade med var korrekt och pålitlig.
För att tackla denna utmaning etablerade företaget ett gemensamt globalt team inom finansområdet. Ambiento anlitades för att ge en oberoende second opinion och för att bistå i arbetet med att utvärdera olika alternativ samt välja ett lämpligt systemstöd. Ambiento ledde även införandet av den valda lösningen.
Lösning
Tidigare använde de olika koncernenheterna olika verktyg (exempelvis Excel, Wordfiler, telefonsamtal och e-post) för att samarbeta. Detta tog lång tid och gjorde det också svårt att veta vilka steg i bokslutsprocessen som var klara och vilka moment som behövde slutföras. För att lösa dessa problemställningar så behövde ett nytt systemstöd införas.
Eftersom koncernen nyttjade SAP som globalt affärssystem så utvärderades i första hand en SAP-lösning för att koordinera och effektivisera bokslutsprocessen. Efter att ha analyserat olika alternativ och deras fördelar och nackdelar så valdes SAP-modulen Financial Closing Cockpit (FCC).
Lösningen erbjuder flera olika möjligheter till alternativa uppsättningar och är även tekniskt sett relativt enkel att implementera. Utmaningen med implementationen låg främst i att integrera lösningen med befintliga processer och i att införa enhetliga arbetssätt.
För att samla in och tydliggöra de funktionella kraven så var det viktigt att involvera relevanta verksamhetsrepresentanter och processexperter och arbeta nära tillsammans med dessa.
Det var viktigt att noga undersöka och på djupet förstå vad systemet kunde erbjuda för att på så vis tydliggöra olika möjliga arbetssätt och formulera funktionella krav gentemot dessa. Detta krävde både tid och en nära dialog med intressenterna för att förstå behoven och identifiera hur systemet kunde sättas upp på bästa sätt.
En central del av lösningen var att den erbjöd stöd för arbetsflöden och rollbaserad funktionalitet vilket gjorde det möjligt att effektivisera och delvis automatisera bokslutsprocessen. Den nya lösningen gjorde det möjligt att planera och välja aktiviteter för varje bokslut, byta ansvariga och schemalägga uppgifter på ett betydligt enklare sätt. Utmaningar med tidszoner hanterades genom att skapa en global mall vilken kunde anpassas för varje affärsenhet.
Automatiska meddelanden och flaggor säkerställde att ingen information tappades bort och att uppgifter utfördes korrekt. Förbättrad kommunikation och samarbete möjliggjordes genom att användare kunde lämna kommentarer och anteckningar direkt i systemet så att dokumentation och relevant transaktionsdata kopplades till varje aktivitet och därmed möjliggjorde en ökad spårbarhet och transparens. Uppsättningen av roller och av behörighetsstrukturer för att understödja detta arbetssätt var ett komplext område.
Implementerings- och supportteamet samarbetade nära med verksamhetsrepresentanter genom alla faser i projektet där planering, testning och driftsättning utgjorde viktiga delar för att säkerställa en lyckad implementering.
En central del av lösningen var att den erbjöd stöd för arbetsflöden och rollbaserad funktionalitet vilket gjorde det möjligt att effektivisera och delvis automatisera bokslutsprocessen.
Införande
Som en del av att införa de nya arbetssätten och det gemensamma systemstödet genomfördes ett pilotprojekt inom en av koncernens enheter. Baserat på erfarenheterna och insamlad feedback från pilotprojektet så gjordes sedan vissa förändringar och anpassningar för att ytterligare förbättra systemstödet inför efterföljande utrullningar.
Genom att analysera resultaten och identifiera problemområden kunde man även göra justeringar och automatisera processer för att öka effektiviteten ytterligare.
Lösningen rullas nu ut till samtliga enheter inom koncernen samtidigt som arbetet med att kontinuerligt förbättra processerna fortgår.
Affärsnytta
Genom att implementera SAP Financial Closing Cockpit så kunde koncernen förbättra sina arbetsprocesser och effektivisera samarbetet mellan olika enheter. Genom att införa enhetliga strukturer och skapa bättre förutsättningar för att planera sina processer så sattes tydliga tidsramar för bokslutsprocessen med möjligheter att följa upp och analysera resultatet av arbetet, vilket möjliggjorde ett datadrivet processförbättringsarbete.
En annan viktig vinning var att lösningen hjälpte till att minska variationen i tidsåtgång för bokslutsprocessen. Tidigare kunde det ta olika antal dagar att stänga böckerna beroende på månad, vilket störde andra arbetsuppgifter. Med SAP Financial Closing Cockpit blev det möjligt att hålla sig till en i förväg fastställd tidsram och skapa en mer förutsägbar bokslutsprocess för varje kalendermånad.
En annan vinst var att systemet bidrog till en förbättrad felhantering. Om något gick fel i processen så upptäcktes det snabbt och relevant information kunde skickas vidare till berörda parter.
Internrevisionen underlättades också av den nya lösningen genom att det blev enklare att gå igenom och kontrollera att processerna genomfördes korrekt. Loggar och spårbarhet över genomförda åtgärder gjorde det enklare att bedöma om företaget följde rätt procedurer.