ECC till SAP S/4 konvertering
Företaget ville gå från tidigare SAP ECC version till SAP S/4 för att möjliggöra vidareutveckling av existerande och framtida affärsprocesserna och att kunna tillägna sig den senaste tekniken.
Ambientos uppdrag var att projektleda arbetet med att sätta samman strategin för hur konverteringen skulle genomföras, sätta upp den tekniska lösningen och slutligen genomföra själva plattformsflytten.
Lösning
Efter analys fattades beslut om att genomföra en s.k. brownfieldkonvertering. Bakgrunden var att minimera tid och kostnad samt att dra nytta av gjorda investeringar.
Det inledande arbetet med att sätta en strategi för på vilket sätt det befintliga landskapet som bestod av olika system skulle konverteras var omfattande. Analys och utvärdering av olika scenarier för i vilken sekvens konverteringar skulle utföras på det mest effektiva sättet genomfördes.
Efter att ha inhämtat erfarenheter från andra genomförda konverteringar och värdering av hur SAP Activate metoden och roadmap kunde nyttjas på bästa sätt beslutades att anamma en approach där valda delar av best practices användes för att spara tid och resurser. Projektteamet bemannades med expertis med erfarenheter från genomförda konverteringar.
I och med att projektet skulle löpa under en längre tid så behövde hänsyn tas till de kontinuerliga förändringar som gjordes i den löpande förvaltningen av den befintliga lösningen och som hade påverkan på projektet under den tid som projektet fortlöpte. Detta gjorde att flera olika perspektiv behövde hanteras, såväl runt löpande support under projekttiden som kopplat till införandet av den nya lösningen.
Hur man på bästa sätt kunde svara upp mot och understödja företagets affär var en viktig fråga under den inledande planeringsfasen. Det blev tydligt att det inte helt gick att undvika affärspåverkan under projektets gång, vilket innebar att man var tvungen att dra ned på förändringstakten under projekttiden för att minska komplexitet och kunna korta ned projekttiden till ett minimum.
Hur man på bästa sätt kunde svara upp mot och understödja företagets affär var en viktig fråga under den inledande planeringsfasen. Mycket kraft ägnades till att bygga och utvärdera olika scenarier för i vilken sekvens konverteringar kunde utföras på det mest effektiva sättet.
Införande
Den befintliga lösningen används globalt av företagets organisation som finns i mer än 100 länder och inkluderade även bl.a. en omfattande högautomatiserad order- och distributionslösning. Dessa befintliga delar utgjorde även bitar av den nya lösningen. Den konverterade lösningen infördes samtidigt i alla länder med en ”big bang” och optimerad downtime utan påverkan på verksamheten.
Ett viktigt område var frågan runt hur man skulle testa av att konverteringen lyckats och på vilket sätt det skulle säkerställas att allt som fungerade innan konverteringen även fungerade efteråt. Ett annat område var hur det länkade datalagret (SAP Business Warehouse) skulle påverkas. Till detta kom alla obligatoriska ändringar som måste genomföras som en del av en konvertering, t.ex. inom områden som affärspartnerdata, trade, kreditkontroll och tillgångsredovisning.
För att förbereda slutanvändarna på nya gränssnitt och ny funktionalitet så arbetade projektet aktivt med förändringsledning och utbildning. Först utbildades nyckelanvändare som i sin tur uppdaterade det befintliga utbildningsmaterialet och sedan utbildade slutanvändarna.
Projektet förberedde även de olika kompetenscenter som fanns etablerade sedan tidigare runt om i världen så att de var införstådda med kommande aktiviteter och även kunde tillhandahålla en bra first-line support.
En framgångsfaktor i projektet var att genomföra ett stort antal testkonverteringar. På så sätt byggdes en omfattande kunskap upp inom projektgruppen. Erfarenheter och lärdomar drogs efter varje ny utmaning som uppstod och av problem som löstes under testkonverteringarna. Detta gjorde att de problemställningar som påträffades under den skarpa och tidskritiska konverteringen till produktion var påträffade tidigare och snabbt kunde lösas av projektgruppen med de sedan tidigare dokumenterade åtgärder.
Master data kvalitet var en framgångsfaktor i projektet. Även behörighetsuppsättningar påverkas inom vissa områden liksom integrationer. Detta är områden där det är viktigt att börja tidigt samt hur detta påverkas av att en ny lösning ska införas.
Affärsnytta
Företaget lyckades på ett framgångsrikt sätt konvertera sitt ECC system till S/4 och har därmed en ny och modern plattform på plats för att utveckla och införa mer effektiva arbetssätt med därtill hörande ny stödjande funktionalitet.
I slutändan gick projektet live på utsatt tid och budget med få problem till nytta för verksamheten. Kommande projekt har nu möjlighet att dra nytta av de senaste funktionerna och den modernaste teknologin.