Automatiserad licenshantering för digitala produkter
Företaget behövde etablera en lösning för hantering av licenser för digitala produkter. En analys genomfördes med syfte att identifiera olika alternativa lösningar och deras respektive för- och nackdelar. Det fanns flera frågeställningar att beakta såsom hur hantera mjukvara, licenser, försäljning och fakturering.
Ambiento deltog med expertstöd i utvärdering och val av lösning samt fungerade som rådgivare under införande.
Lösning
Att arbeta med produkter som består av mjukvara och licenser innebär ofta att annorlunda lösningar behövs jämfört med lösningar för fysiska produkter eller tjänster. En mjukvara kan vara fristående men den kan också ha en permanent eller tillfällig relation till t.ex. en fysik produkt och en tjänst såsom t.ex. support, uppgradering eller kompetens. Att hitta en standardiserad lösning som stödjer ett sådant arbete och som med så små insatser som möjligt kan anpassas till specifika krav var en viktig frågeställning under utvärderingsarbetet vid väl av lösning. Målsättningen var att hitta en lösning som var tillräckligt flexibel så att den kunde hantera flera olika scenarier.
Lösningen skulle ge kunder möjlighet att anpassa tjänster genom att kunna välja bland flera olika upplägg så som paketering av lösning, möjlighet att ändra köpt lösning inom ingångna avtalsmässiga ramar och välja bland olika betalningsmodeller (t.ex. prenumeration eller engångsköp). Eftersom tjänsterna nyttjas 24/7 årets alla dagar var frågor runt tillgänglighet viktiga att hantera. Lösningen designades även för att kunna hantera stora lastvariationer som kan växla kraftigt beroende på vilka tillämpningar som nyttjar tjänsterna.
Kunder skulle också erbjudas möjlighet att kunna beställa och underhålla sitt engagemang via self-service tjänster i en portal. Lösningen designades som en global lösning med tillägg för att även kunna hantera legala och lokala krav.
Införande
Införandet började med processdesign utifrån ett antal typprodukter och paketerade erbjudanden. Ett noggrant arbete lades ner runt erbjudandedefinitioner och processmodeller.
Mängden kombinationer kan bli många och processägarskap var en nyckelfråga i att besluta om valbara definitioner och deras kommersialisering. Lagar och regler beaktades inom flera områden såväl legalt som affärsmässigt. För att kunna stötta olika betalningsprinciper så infördes periodisering av intäkter i enlighet med gällande redovisningsregler för förutbetalda intäkter.
Möjligheter finns att anpassa lösningen till specifika lokala förutsättningar (exempelvis beroende på vilka produkter som erbjuds på olika marknader). De särskilda kraven som ska gälla för en given marknad aktiveras baserat på ett generellt grundutbud och kan justeras snabbt utan behov av strukturella ändringar.
Införandet gjordes i projektform med ett cross-funktionellt samarbete med olika ansvar. Projektet innebar inom flera områden införande av helt nya processer vilket medförde att projektet inkluderade ett brett spann av kompetenser från process och verksamhetsutveckling, förändringsledning, avtal, teknisk design, utveckling av mjukvara, test till change management. Handplockad expertis och samarbete mellan olika områden i små team var en viktig framgångsfaktor i och med att det fanns stora beroenden mellan olika områden.
Affärsnytta
Införandet av den nya lösningen har medfört ökad försäljning och möjliggjort breddning av erbjudandet till företagets kunder. Kunderna erbjuds nya förmågor som leder till ökad effektivitet och kortare genomloppstider. Kunder kan med den nya lösningen på plats i större omfattning arbeta förebyggande vilket minimerar risk för avbrott och andra problem i nyttandet av företagets produkter och tjänster.