Analys av supportprocesser och effektivitet inom IT-förvaltning
Företaget stod inför att produktionssätta en ny ERP-plattform. Denna förändring skulle påverka en stor del av organisationen och som förberedelse ville företaget säkerställa att arbetet i IT-förvaltningen drevs på ett effektivt sätt.
Ambiento fick i uppdrag att göra en genomlysning av befintlig organisation, processer och arbetssätt och ge förslag på förändringar och förbättringar som skulle leda till ett effektivare arbetssätt.
Projektets omfattning
Ambiento genomförde en nulägesanalys av förvaltningsorganisationen och befintligt arbetssätt.
Projektet intervjuade ett tjugotal personer inom olika delar av IT-förvaltningen för att skaffa förståelse för nuvarande situation.
När nuläget hade kartlagts genomfördes ett antal workshops där personer som jobbar dagligen i supportprocesserna samt chefer och ledare fick vara med och arbeta fram lösningar på identifierade utmaningar.
Bristen på tydlighet kring ansvar och aktivitetsfördelning inom IT-förvaltningen ledde till ineffektivt arbete vid störningar.
Identifierade utmaningar
Projektets viktigaste observation var att det saknades tydlighet kring ansvar och aktivitetsfördelning mellan de olika supportnivåerna inom IT-förvaltningen. Detta ledde till ett ineffektivt arbetssätt, särskilt vid svårare eller större störningar i verksamheten.
Ytterligare utmaningar som identifierades var att befintliga processer inte gav det stöd i arbetet som behövdes, då processbeskrivningar och dokumentation var för översiktligt beskrivna.
Resultat
Projektet tog fram ett antal rekommendationer för förbättringar kopplade till processerna, dessa lämnades över till processägarna för hantering.
Projektet arbetade fram en gemensam ansvarsdefinition och aktivitetsfördelning som förankrades i verksamheten och med chefer/ledare i workshops. Projektdeltagare fick även möjlighet att ge feedback och förslag på framtagen definition.
När projektdeltagarna hade enats om ansvarsdefinitionen genomförde Ambiento en konsekvensanalys baserad på de förändringar ansvarsdefinition och aktivitetsfördelning skulle medföra i IT-förvaltningen. Med konsekvensanalysen som bas arbetade projektet fram en roadmap med aktiviteter som behövde genomföras för att införa ansvarsbeskrivning och uppnå ett gemensamt och effektivt arbetssätt med tydliga ansvarsavgränsningar i IT-förvaltningen.
När de förändringar som projektet har identifierat genomförs kommer IT-förvaltningen att stå bättre rustad för att hantera ärenden för befintliga och kommande system.