2nd opinion införande av CPQ-lösning
Ett globalt industriföretag drev ett projekt för att införa ett koncerngemensamt systemstöd för säljorganisationen med syfte att underlätta säljprocessen för komplexa produkter med många varianter.
En mjukvarulösning för produktkonfigurering, prissättning och framtagande av offerter (CPQ) hade handlats upp och en systemintegratör kontrakterats för att implementera den valda mjukvarulösningen och integrera den med företagets affärssystem (ERP).
Projektet hade drabbats av flera komplikationer och förslag på åtgärdsplaner hade presenterats från de involverade leverantörerna.
Osäkerhet rådde kring de involverade leverantörens opartiskhet att granska sitt eget arbete och ta fram åtgärdsförslag på vägen framåt. Företaget vände sig till Ambiento för att få en oberoende och objektiv genomlysning av projektet med rekommendationer på bästa vägen framåt för att komma till rätta med de utmaningar som förelåg.
Identifierade utmaningar
I projektet identifierades flera utmaningar.
Prestandaproblem: En av de mest påtagliga utmaningarna var de prestandaproblem som uppstod i den befintliga CPQ-lösningen. Systemet var i många fall för långsamt givet det valda arbetssättet med realtidsdialog, vilket resulterade i otillfredsställande användarupplevelse och förseningar i säljprocessen.
Löpande behov av tilläggsbeställningar: Projektet hade ursprungligen inte förutsett behovet av kontinuerliga tilläggsbeställningar för att anpassa lösningen till de specifika kraven. Detta ledde till ökad komplexitet och kostnader. Lösningen sattes samman löpande i dialog med flera olika intressenter utan att en tydlig övergripande plan och ambitionsnivå tagits fram i ett tidigt skede.
Otydlig kravbild och syn på ambitionsnivån i lösningen: Projektet skulle lösa komplexa användningsfall och olika behov från marknadsbolag. Detta krävde en tydlig prioritering och anpassning av anpassningsstrategin. Företaget hade inte tydligt definierat vad som ansågs vara tillräckligt bra för deras samlade behov. Detta skapade osäkerhet kring hur mycket av CPQ-processen som borde anpassas. Att definiera rätt balans mellan systemanpassning och manuella lösningar var en utmaning där strategin för förhållningssätt till systemstandard inte var tydligt definierad
Sammanfattningsvis var utmaningarna i projektet breda och inkluderade så väl tekniska, organisatoriska och strategiska aspekter. Att hantera dessa utmaningar krävde en noggrann granskning och anpassning av CPQ-implementeringen samt tydliga riktlinjer för att balansera systemanpassningar med manuella lösningar
Sammanfattningsvis var åtgärderna inriktade på att förbättra prestanda, minska komplexitet och optimera användningen av CPQ-systemet.
Rekommendationer
För att hantera de identifierade utmaningarna i projektet föreslogs ett antal åtgärder.
Fördjupad arkitektonisk analys: En grundlig analys av den tekniska arkitekturen föreslogs för att identifiera och åtgärda eventuella ineffektivitet i systemet. Detta skulle hjälpa till att förbättra prestanda och minska förseningar.
Prioritering av komplexa användningsfall: En noggrann granskning och prioritering av de mest komplexa användningsfallen föreslogs. Detta skulle möjliggöra en mer exakt kalibrering av automationsmålen och undvika överflödig automatisering. Det föreslogs även att företaget definierar tydliga måttstockar för vad som ansågs vara tillräckligt bra för deras behov. Detta skulle hjälpa till att sätta realistiska förväntningar och undvika onödig komplexitet. En nyanserad syn på automationsgraden föreslogs. Det var viktigt att hitta rätt balans mellan automatisering och manuell inmatning beroende på komplexiteten och volym i affärsprocesserna.
Integrering av tilläggsmoduler: Företaget rekommenderades att överväga att integrera tilläggsmoduler specifikt utformade för att hantera mer komplex konfiguration vilken ej stöds av den valda mjukvaruleverantörens standardlösning, vilket skulle kunna utöka och förbättra CPQ-lösningens funktionalitet. En av rekommendationerna var att genomföra en avgränsad och riktad RFI och kontakta ett par, tre leverantörer av tilläggsmoduler med genomarbetade frågeställningar för att få lite fylligare produktinformation att gå på.
Sammanfattningsvis var åtgärderna inriktade på att förbättra kravställning & styrning för att hitta rätt ambitionsnivå samtidigt som man lägger kraft på att höja prestanda, minska komplexitet och optimera användningen av CPQ-systemet. Genom att implementera dessa åtgärder skulle företaget kunna bättre hantera sina systemtekniska utmaningar och förbättra effektiviteten och kostnadsstyrningen i CPQ-projektet.